取引先に電話をかけたら席を外していた、訪問したら担当者が外出中だった。そんなときにメールや置き手紙で使えるのが「ご不在のようでしたので」という表現です。
相手が不在だったことをやわらかく伝えつつ、連絡手段を切り替えた理由も説明できる便利な言い回しですが、使う相手を間違えると不自然になることもあります。この記事では、正しい使い方と場面別の例文をまとめました。
- 「ご不在のようでしたので」の意味と、使える場面
- 電話・訪問で相手が不在だったときのメール例文と置き手紙の文面
- 自社の人には使わないなど、間違えやすいポイントと言い換え表現
筆者「いらっしゃらなかったので」と書くより、「ご不在のようでしたので」のほうがやわらかいんです。相手を責めずに状況を伝えられる、便利な言葉ですよ。
「ご不在のようでしたので」の意味
「ご不在のようでしたので」は、相手がその場にいなかったようなので、という意味です。言葉を分けると次のようになります。
| 部分 | 意味 |
|---|---|
| ご不在 | 相手が不在であることを、「ご」を付けて敬意をこめて表した言葉 |
| のようでした | 断定を避け、「そのように見えた」とやわらかく表す |
| ので | このあとに続く行動（メールで連絡する等）の理由を示す |
「ようでした」と断定を避けている点がポイントです。実際には相手がいたのに電話に出られなかっただけ、という可能性もあるため、決めつけない言い方になっています。
相手側の状態に「ご」を付けて敬意を表す言い方は、尊敬の表現にあたります。文化審議会の答申「敬語の指針」でも、相手側の行為やものごとなどについて相手を立てて述べるものが尊敬語と整理されています。
「ご不在のようでしたので」を使う場面
主に次のような場面で使います。
- 電話をかけたが、担当者が席を外していた・外出していた
- 訪問したが、担当者が不在だった
- 荷物や書類を届けに行ったが、受け取る人がいなかった
いずれも「本来は直接会う・話すつもりだったが、相手がいなかったので別の方法で連絡する」という流れで使うのが基本です。
ご不在のようでしたのでを使ったメール例文
電話したが不在だったときのメール例文
訪問したが不在だったときのメール例文
筆者訪問したときは、何をどこに預けたかを必ず書いておきましょう。相手が戻ってきたとき、すぐに受け取れるようにするのが大事なんです。
名刺に添える置き手紙の文面
アポイントなしで立ち寄った場合などは、名刺の裏や一筆箋にひと言書いて残しておくと丁寧です。
置き手紙は短く、2〜3行にまとめるのが基本です。
届け物をしたが不在だったときのメール例文
社内の上司が不在だったときのメール例文
社内の上司に対しても使えます。社外よりもやや簡潔に書きましょう。
「ご不在のようでしたので」の言い換え表現
| 言い換え表現 | 使いやすい場面 |
|---|---|
| お席を外されていたようでしたので | 社内や、相手が近くにいた場合 |
| お出かけのようでしたので | 相手が外出していたと分かっている場合 |
| お電話が繋がりませんでしたので | 電話がつながらなかった場合 |
| お忙しいご様子でしたので | 相手が手を離せない状況だった場合 |
| あいにくお目にかかれませんでしたので | 訪問して会えなかった場合（改まった表現） |
「ご不在のようでしたので」を使うときの注意点
自社の人には「ご不在」を使わない
「ご不在」は相手を立てる表現なので、社外の人に自社の人のことを話すときには使いません。
| 場面 | 誤り | 正しい言い方 |
|---|---|---|
| 取引先からの電話で、自社の上司がいないとき | 山田はご不在です | 山田はただいま席を外しております |
| 自社の人の外出を伝えるとき | 山田はご不在のようです | 山田は外出しております |
相手を責めるニュアンスを入れない
「何度伺ってもご不在で」「いつもご不在のようで」のように書くと、相手を責めているように受け取られます。「ご不在のようでしたので」の一言にとどめ、すぐに用件に入りましょう。
筆者自分の会社の人に「ご」を付けてしまうミスは、意外と多いんです。電話応対のときは特に気をつけてくださいね。
「ご不在のようでしたので」に関するよくある質問
「ご不在でしたので」と言い切ってもいい？
間違いではありませんが、「ようでした」を付けたほうが、断定を避けたやわらかい言い方になります。実際に不在だったか確認できない場合は、「ようでした」を付けておくのが無難です。
「不在のようでしたので」と「ご」を付けなくてもいい？
相手のことを言う場合は、「ご」を付けたほうが丁寧です。社内の同僚どうしなら「不在だったので」でも問題ありません。
留守番電話にも使える？
使えます。「〇〇の件でお電話いたしましたが、ご不在のようでしたので、改めてご連絡いたします」のように残しておくと丁寧です。
まとめ：「ご不在のようでしたので」は相手を立てつつ状況を伝える表現
「ご不在のようでしたので」は、相手がいなかったことをやわらかく伝え、別の方法で連絡する理由を示せる便利な表現です。
- 電話・訪問・届け物などで相手が不在だったときに使う
- 「ようでした」で断定を避け、相手を責めない
- 何をどこに預けたか、次にどうするかを具体的に書く
- 自社の人のことを社外に伝えるときは「ご不在」を使わない
例文をベースに、状況に合わせて使い分けてみてください。