受け取った請求書の金額が違う、資料に誤字がある、議事録の内容が事実と違う。相手のミスに気づいたとき、どう伝えればいいか迷いますよね。
訂正をお願いするメールは、言い方ひとつで「感じのいい指摘」にも「責めているメール」にもなります。この記事では、相手に気持ちよく直してもらうための書き方と、場面別の例文を紹介します。
- 訂正をお願いするメールの基本構成と、失礼にならない言い回し
- 請求書・見積書・資料・議事録など場面別の訂正依頼メール例文
- インボイス（適格請求書）の訂正を依頼するときの注意点
筆者間違いを指摘するのって、こちらも気をつかいますよね。でも早めに丁寧に伝えるほうが、相手にとってもありがたいんですよ。
訂正をお願いするメールの基本構成
訂正依頼のメールは、次の順番で書くと伝わりやすくなります。
- 書類や資料を受け取ったお礼
- 誤りがある箇所（どの書類の、どこが）
- 正しい内容（分かっている場合）
- 訂正のお願いと期限
- 結びの挨拶
ポイントは、「誤り」ではなく「確認」というスタンスで書くことです。こちらの認識違いの可能性もあるため、「念のためご確認いただけますでしょうか」と問いかける形にすると角が立ちません。
件名は「確認のお願い」にする
件名に「訂正してください」「誤りについて」と書くと、受け取った相手は身構えてしまいます。
| 避けたい件名 | おすすめの件名 |
|---|---|
| 請求書の誤りについて | 【ご確認のお願い】〇月分請求書の記載内容について |
| 資料が間違っています | 〇〇資料の記載内容についてのご確認 |
| 議事録の訂正依頼 | 〇月〇日議事録の内容確認のお願い |
誤りの箇所は具体的に書く
「請求書に誤りがあるようです」だけでは、相手は書類を最初から見直さなければなりません。「2ページ目の明細3行目」「単価の欄」のように、場所をピンポイントで示しましょう。
訂正をお願いするメールの例文【場面別】
請求書の金額訂正をお願いするメール例文
筆者「こちらの認識違いでしたら申し訳ございません」と最後に添えておくのがコツです。もし本当にこちらの勘違いだったときも、気まずくなりませんからね。
見積書の訂正をお願いするメール例文
資料の誤字・内容の訂正をお願いするメール例文
社外向けの資料や公開前の原稿に誤りを見つけたときの例文です。
筆者訂正箇所が複数あるときは、番号を振って「誤 → 正」で並べると、相手は作業しやすいんです。修正漏れも防げますよ。
議事録の訂正をお願いするメール例文
社内や取引先との会議で作成された議事録に誤りがあった場合の例文です。
自分の訂正をお知らせするメール例文
自分が送った内容に誤りがあった場合は、お詫びとともに訂正を伝えます。
訂正をお願いするメールで使える言い回し
| 使える表現 | ニュアンス |
|---|---|
| 念のためご確認いただけますでしょうか | 確認ベースでやわらかく伝える基本形 |
| 記載内容が異なっているようでしたので | 断定を避け、相手を責めない |
| お手数ですが、修正をお願いできますでしょうか | 訂正を具体的にお願いする |
| 細かい点で恐縮ですが | 小さなミスを指摘するとき |
| こちらの認識違いでしたら申し訳ございません | 自分の勘違いの可能性を残す |
| 差し替えをお願いできますと幸いです | 修正版の送付をお願いする |
避けたい言い回し
- 「間違っています」「ミスがありました」と断定する
- 「困ります」「至急直してください」と感情を出す
- 「前にも言いましたが」と過去を持ち出す
インボイス（適格請求書）の訂正をお願いするときの注意点
2023年10月からインボイス制度が始まり、請求書の誤りへの対応にもルールがあります。国税庁の質疑応答では、受け取った適格請求書に誤りがあった場合、買手は売手に修正した適格請求書の交付を求め、それを保存するのが原則とされています（出典：国税庁「交付を受けた適格請求書に誤りがあった場合の対応」）。
同じ資料では、買手が自ら修正した内容について売手の確認を受ければ、仕入明細書等として扱える方法も示されています。いずれにしても、こちらで勝手に書き換えて済ませるのではなく、相手に連絡して確認を取ることが大切です。
筆者経理の仕事では、インボイスの訂正依頼は珍しくありません。遠慮せず、早めに依頼してしまいましょう。
訂正をお願いするメールのよくある質問
訂正依頼は電話とメールどちらがいい？
金額や日付など記録を残したい内容は、メールがおすすめです。急ぎの場合は電話で一報を入れたうえで、メールでも訂正箇所を送っておくと確実です。
目上の人の資料の誤りはどう指摘する？
「念のため確認させてください」と質問の形で伝えるのが無難です。「私の理解が間違っていたら申し訳ないのですが」と前置きすると、相手のメンツを守れます。
何度も訂正をお願いするのは失礼？
必要な訂正なら失礼ではありません。ただし、細かい修正を何通にも分けて送ると相手の負担が増えるため、確認できた誤りはまとめて1通で伝えましょう。
まとめ：訂正をお願いするメールは「確認のお願い」として伝える
訂正をお願いするメールは、相手のミスを指摘するのではなく、一緒に正しい状態にするための「確認のお願い」として書くのがポイントです。
- 件名は「ご確認のお願い」にして、相手を身構えさせない
- 誤りの箇所と正しい内容を具体的に示す
- 「こちらの認識違いでしたら」と添えて、断定を避ける
- インボイスの誤りは、相手に修正版の交付を依頼する
丁寧に伝えれば、相手も気持ちよく対応してくれます。例文を参考に、角の立たない訂正依頼をしてみてください。