電話をかけたのに相手が出ない。でも用件は今日中に伝えたい。そんなときに便利なのが「お電話が繋がりませんでしたので、メールにてご連絡いたします」というひと言です。
ただ、書き方を間違えると「出なかったことを責めている」ように読まれてしまうこともあります。この記事では、相手に気をつかわせない書き出しと、場面別の例文をまとめました。
- 「お電話が繋がりませんでしたのでメールにて」の基本の書き方と意味
- 社外・社内・上司・急ぎの用件など場面別のメール例文
- 電話が繋がらないときの言い換え表現と避けたいNG例
筆者電話に出られないのはお互いさまです。「繋がらなかった」と事実だけを書けば、相手も気持ちよく返信できますよ。
「お電話が繋がりませんでしたのでメールにて」の基本形と意味
まずは基本の一文を押さえましょう。
お電話を差し上げましたが、お電話が繋がりませんでしたので、メールにてご連絡いたします。
この一文には、次の3つの情報が入っています。
- 電話をかけたこと（連絡しようとした事実）
- 繋がらなかったこと（メールに切り替えた理由）
- メールで用件を伝えること（これから本題に入る合図）
「繋がりませんでした」は、相手が出なかったのか、電波や回線の都合なのかをはっきり言わない表現です。誰のせいとも言わずに状況だけを伝えられるので、相手に気まずさを与えません。
「メールにて失礼いたします」との違い
締め方には「メールにてご連絡いたします」と「メールにて失礼いたします」の2種類があります。
| 表現 | ニュアンス | 向いている場面 |
|---|---|---|
| メールにてご連絡いたします | 事務的で落ち着いた印象 | 取引先・初めての相手 |
| メールにて失礼いたします | 「本来は電話で話すべきところ」というお詫びを含む | 目上の方・お願いごとをするとき |
どちらも失礼にはあたりません。お願いや相談など、本来は直接話したい用件のときは「失礼いたします」を選ぶと丁寧です。
お電話が繋がりませんでしたのでメールにて送る例文【場面別】
ここからは、相手や状況に合わせた例文を紹介します。
社外の取引先へ送るメール例文
件名に自分の名前を入れておくと、着信履歴と結びつけてもらいやすくなります。
社内の同僚・他部署へ送るメール例文
社内向けなら、もう少しシンプルな書き方で問題ありません。
上司・目上の方へ送るメール例文
上司には「取り急ぎ」を添えて、急いで連絡した気持ちを伝えます。
筆者司としては「何時ならかけ直してくれるのか」が書いてあると、すごく助かるんです。こちらから折り返す姿勢を見せておくと好印象ですよ。
急ぎの用件を伝えるメール例文
期限がある用件は、結論と期限を最初に書きます。
留守電を残したあとに送るメール例文
留守番電話にメッセージを残した場合は、そのことにも触れておくと親切です。
電話が繋がらないときの言い換え表現
「お電話が繋がりませんでしたので」以外にも、場面に合わせて使える言い回しがあります。
| 言い換え表現 | 使いやすい場面 |
|---|---|
| お電話を差し上げましたが、ご不在のようでしたので | 相手が席を外していたと分かっているとき |
| お電話がお話し中でしたので | 話し中の音が聞こえたとき |
| お電話に出られないご様子でしたので | 相手の状況にやわらかく触れたいとき |
| お電話が繋がらなかったため | 社内やカジュアルな場面 |
| 何度かお電話いたしましたが | 急ぎで複数回かけたことを伝えたいとき |
迷ったら、「繋がりませんでしたので」を使うのが無難です。相手の事情を決めつけない表現なので、どの相手にも使えます。
お電話が繋がりませんでしたのでメールにて送るときの注意点
相手を責める言い方は避ける
次のような書き方は、事実でも相手を責めているように受け取られます。
- 何度もお電話しましたが、全然お出にならなかったので
- お電話にお出にならないため、仕方なくメールいたします
「全然」「仕方なく」のような言葉は入れず、事実を淡々と伝えましょう。
クッション言葉を重ねすぎない
「お忙しいところ恐縮ですが」「大変恐れ入りますが」などのクッション言葉を何度も重ねると、肝心の用件がぼやけます。1通につき1〜2か所を目安にすると読みやすくなります。
敬語は「メール向けの丁寧さ」を意識する
文化審議会がまとめた「敬語の指針」では、敬語は相手との関係や場面に応じて自ら選んで使うものだという考え方が示されています。電話で話すつもりだった内容をメールに切り替えるときも、話し言葉のくだけた表現をそのまま文字にせず、文章として読みやすい丁寧さに整えるのが基本です。
筆者電話で「〜っすね」と話す相手でも、メールでは一段丁寧に書くくらいがちょうどいいですよ。文字だけだと冷たく見えやすいですからね。
お電話が繋がりませんでしたのでメールにてに関するよくある質問
「繋がりませんでした」と「つながりませんでした」はどちらが正しい？
どちらも誤りではありません。漢字の「繋」はやや画数が多く堅い印象になるため、ひらがなで「つながりませんでした」と書く人も多くいます。社内で表記をそろえておけば問題ありません。
電話とメールを両方送るのは失礼？
失礼にはあたりません。急ぎの用件なら、電話を試みたうえでメールでも内容を補足しておくほうが、相手は内容を把握しやすくなります。ただし、短時間に何度も電話をかけ続けるのは避けましょう。
メールの後に電話もかけ直すべき？
期限のある用件なら、メールを送ってからしばらくして返信がない場合に、もう一度電話をかけても問題ありません。その際は「先ほどメールもお送りしたのですが」とひと言添えると話がスムーズです。
まとめ：お電話が繋がりませんでしたのでメールにては「事実だけ」を伝える
「お電話が繋がりませんでしたので、メールにてご連絡いたします」は、電話からメールへ自然に切り替えるための便利な定型文です。
- 「繋がりませんでした」は相手を責めない、事実だけを伝える表現
- 本来は直接話したい用件なら「メールにて失礼いたします」で締める
- 急ぎの用件は件名と冒頭に期限を書く
- 「全然」「仕方なく」など相手を責める言葉は入れない
例文をベースに、相手との関係や用件に合わせてアレンジしてみてください。