お客様からの問い合わせに、自分ではなく別の担当者が対応することになった。そんなとき、「担当が変わります」とだけ返すと、相手は「たらい回しにされた？」と不安になってしまいます。
この記事では、「別の担当者が対応します」と伝えるメール返信の例文を、すぐ使える形でまとめました。担当が変わると連絡を受けた側の返信例もあわせて紹介します。
- 「別の担当者が対応します」と伝えるメール返信の例文（お客様・取引先・社内）
- 新しい担当者から最初に送るメールと、連絡を受けた側の返信例
- たらい回しと思われないための書き方のポイント
筆者担当を振ること自体は、まったく失礼ではありません。大事なのは「誰が」「いつまでに」連絡するのかを書いておくことです。それだけで相手の安心感がまるで違いますよ。
別の担当者が対応しますと伝えるメール返信の例文
お客様の問い合わせに、担当部署から回答すると返信する例文
まずは問い合わせを受け取ったことを伝え、担当者から改めて連絡すると返信するパターンです。
取引先に、専門の担当者が対応すると返信する例文
取引先からの相談が、自分の担当範囲ではない場合の返信です。新しい担当者をCCに入れて送ると、話がスムーズに進みます。
筆者「自分も引き続き窓口です」と一言添えると、相手は「放り出された」と感じません。担当が分かれるときほど、役割分担をはっきり書いてあげてくださいね。
自分が不在になるため、別の担当者が対応すると返信する例文
休暇や出張で自分が対応できない期間に、代わりの担当者を伝える返信です。
新しい担当者から送る「別の担当者が対応します」後の初回メール
担当を引き継いだ側は、できるだけ早く自分から連絡を入れましょう。相手が同じ説明を繰り返さなくて済むよう、内容を把握していることを伝えるのがポイントです。
別の担当者が対応しますと連絡を受けたときの返信例文
反対に、取引先から「別の担当者が対応します」と連絡を受けた場合は、短いお礼の返信で十分です。新しい担当者がCCに入っていれば、その方にも挨拶をしておきましょう。
社内チャットで別の担当者に対応を依頼する例文
担当を振るときは、相手への返信だけでなく、社内での引き継ぎも大切です。
筆者社内への引き継ぎでは「お客様に何と伝えたか」を必ず書いてください。回答期限を伝えているのに、引き継いだ人が知らなかった、というのがいちばんのトラブルのもとなんです。
別の担当者が対応しますと伝えるときの言い換え表現
| 伝えたいこと | 使える表現 |
|---|---|
| 別の人が担当する | 本件は〇〇が担当いたします／〇〇が対応いたします |
| 後で連絡が来る | 担当の〇〇より改めてご連絡いたします |
| 担当を変える | 担当を〇〇に変更いたします |
| 不在中だけ代わる | 不在期間中は〇〇が対応いたします |
| 専門部署につなぐ | 専門の部署より詳しくご説明いたします |
「担当を変更させていただきます」もよく使われますが、「させていただく」は本来、相手の許可を得て行うことで自分が恩恵を受ける場合に使う表現です。文化審議会の答申「敬語の指針」でもこの点が説明されています。会社の都合で担当を変える場合は、「変更いたします」とすっきり書くほうが自然です。
別の担当者が対応しますメールで失礼にならないポイント
| ポイント | 理由 |
|---|---|
| 担当者の名前と部署を書く | 「誰から連絡が来るのか」が分かり、相手が安心できる |
| 連絡の期限を書く | 「いつまで待てばいいのか」が分かる |
| 新しい担当者をCCに入れる | やり取りの経緯を新しい担当者も確認できる |
| 自分の役割も書いておく | 「放り出された」という印象を防げる |
| 社内で内容を引き継いでおく | 相手に同じ説明をさせずに済む |
逆に、「担当ではないので分かりません」「〇〇部にお問い合わせください」とだけ返すのは避けましょう。相手からすると、自分で問い合わせ直す手間がかかるうえ、たらい回しにされた印象が残ります。
まとめ：別の担当者が対応しますの返信は「誰が・いつ」をはっきり
「別の担当者が対応します」と返信するときは、新しい担当者の名前と部署、連絡の期限、自分の役割をセットで伝えるのが基本です。新しい担当者をCCに入れ、社内でも内容を引き継いでおけば、相手に同じ説明をさせずに済みます。担当が変わる連絡を受けた側も、短いお礼と新しい担当者への挨拶を返しておくと、その後のやり取りがスムーズになります。