謝罪された時の返事メール例文と失礼ない書き方

取引先から「先日は大変失礼いたしました」とお詫びのメールが届いた。そんなとき、どう返事をすればいいか迷いますよね。

許しすぎると軽く見られそうだし、厳しく書くと関係がこじれそう。謝罪への返事は、相手の誠意を受け止めつつ、これからの関係を前向きにつなぐことが大切です。この記事では、状況別の返事メールの例文と、失礼にならない書き方を紹介します。

筆者

謝られた側の返事って、意外と相手はよく覚えているものです。ここで気持ちよく返せると、むしろ信頼関係が深まることもありますよ。

謝罪された時の返事メールの基本構成

謝罪への返事は、次の4つの流れで書くとまとまります。

1. お詫びの連絡へのお礼（「ご丁寧にご連絡いただきありがとうございます」）
2. 謝罪を受け入れる言葉（「どうぞお気になさらないでください」）
3. 必要に応じて、今後の対応についての確認やお願い
4. 今後の関係を前向きにつなぐ結び

ポイントは、相手を責める言葉を入れず、かといって「なかったこと」にもしないことです。特に仕事上のミスでは、再発防止や今後の対応を確認しておくことも大切です。

謝罪を受け入れるときに使えるフレーズ

謝罪された時の返事メール例文【状況別】

取引先の軽いミスに対する返事の例文

日程の連絡漏れ、資料の添付忘れなど、実害の少ないミスへの返事です。

取引先の重大なミスに対する返事の例文

納期遅れや請求ミスなど、業務に影響が出たミスの場合は、許す言葉に加えて今後の対応を確認します。

筆者

実害があったときは、無理に「まったく問題ありません」と書かなくて大丈夫です。事実と今後のお願いを落ち着いて伝えるほうが、相手も対策を立てやすいんですよ。

上司から謝罪されたときの返事の例文

上司から「指示が分かりにくくてすまなかった」などと謝られることもあります。恐縮する気持ちを添えて返すと自然です。

社内の同僚から謝罪されたときの返事の例文

謝罪への返事に、さらに返信が来たときの例文

こちらの返事に対して、相手から「寛大なお言葉ありがとうございます」などと再度返信が来ることがあります。返信の返信は、短く締めくくるのがポイントです。

「ご返信は不要です」と添えると、お互いに返信が続くのを防げます。

謝罪された時の返事で避けたい表現

軽すぎる返事

• 大丈夫です！
• 全然気にしてないです
• OKです

社内の親しい同僚ならよいのですが、取引先や目上の人にはカジュアルすぎます。「どうぞお気になさらないでください」に置き換えましょう。

相手を責める返事

• 本当に困りました
• 二度とこのようなことがないようにしてください
• 以前も同じことがありましたよね

事実として困った場合でも、感情的な言葉は避けます。今後のお願いは「〜していただけますと助かります」のように、依頼の形で伝えましょう。

「許します」という上から目線の表現

「許します」「今回は大目に見ます」は、相手との上下関係を強調してしまいます。ビジネスでは使わないのが無難です。

【吹き出し：上司】謝られた側が少し引くくらいが、ちょうどいいバランスなんです。「こちらにも確認不足がありました」と一言添えられると、大人の対応だなと感じますね。

謝罪された時の返事メールに関するよくある質問

謝罪メールに返信しないのは失礼？

基本的には返信したほうが丁寧です。相手はお詫びを受け取ってもらえたか気にしているため、短くても「ご連絡ありがとうございます」と返しておくと安心してもらえます。

電話で謝罪されたあとにメールも送るべき？

電話でやり取りが済んでいれば必須ではありません。ただし、今後の対応や約束ごとがある場合は、メールで内容を残しておくと行き違いを防げます。

謝罪の内容に納得できないときはどうする？

感情的に返信する前に、事実関係を整理しましょう。「〇〇の点について確認させてください」と質問の形で返すと、相手も答えやすくなります。必要に応じて上司に相談してから返信するのも一つの方法です。

まとめ：謝罪された時の返事メールは「受け止めて、前を向く」

謝罪された時の返事メールは、相手の誠意を受け止めたうえで、関係を前向きにつなぐことが大切です。

• 「ご丁寧にご連絡いただきありがとうございます」でお礼から始める
• 「どうぞお気になさらないでください」で謝罪を受け入れる
• 実害がある場合は、今後のお願いを依頼の形で伝える
• 返信の返信は短く締め、「ご返信は不要です」と添える

気持ちのよい返事ができれば、ミスをきっかけにかえって信頼が深まることもあります。