「書類不備のお詫び」送付状の例文と書き方

提出した書類に不備があり、再送することになった。そんなときは、正しい書類だけを送るのではなく、お詫びの気持ちを伝える送付状を添えるのがマナーです。

とはいえ、普段の送付状とどう書き分ければいいのか迷う方も多いはずです。この記事では、書類不備のお詫びを伝える送付状の書き方と、そのまま使える例文をまとめました。

筆者

ミスそのものより、その後の対応のほうが印象に残るものです。素早く、きちんとお詫びして送り直せば大丈夫ですよ。

書類不備のお詫び送付状に入れるべき項目

書類不備で再送するときの送付状は、通常の送付状に「お詫び」と「何を差し替えたか」を加えたものです。次の項目をそろえておけば、相手は迷わず処理できます。

不備の内容は具体的に、言い訳は書かない

お詫びの文では「記入漏れがございました」「押印が漏れておりました」のように、不備の内容を具体的に書きます。一方で「繁忙期のため」などの理由を長々と書くと、言い訳に聞こえてしまいます。

先に送った書類の扱いを必ず書く

古い書類と新しい書類が両方相手の手元にあると、どちらを使えばいいか分からなくなります。「お手数ですが、先日お送りした書類はご破棄くださいますようお願い申し上げます」のように、扱いを明記しましょう。返送が必要な書類なら、返信用封筒を同封するのが丁寧です。

書類不備のお詫びを伝える送付状の例文

ここからは、そのまま使える例文を紹介します。〇〇の部分を書き換えて使ってください。

郵送用の送付状（お詫び入り）例文

筆者

「記」の書きで同封物を並べておくと、相手が封を開けたときにすぐ中身を確認できます。お詫びの文は3〜4行に収めるくらいがちょうどいいですよ。

手書きの一筆箋で添える例文

送付状を印刷したうえで、手書きの一筆箋を添えると、より気持ちが伝わります。相手との関係が近い場合は、一筆箋だけで済ませることもあります。

一筆箋は長く書かず、3〜5行程度にまとめるのが基本です。

書類不備をメールでお詫びする例文

郵送で再送する場合も、先にメールでお詫びと再送の連絡を入れておくと丁寧です。

PDFを再送するときのメール例文

メール添付の書類に不備があった場合は、差し替えたファイル名を明記して再送します。

筆者

ファイル名に「訂正版」「差し替え」と入れておくのは地味に大事です。相手のフォルダに同じ名前のファイルが2つあると、取り違えのもとになりますからね。

相手の書類に不備があったときの再提出依頼メール

逆に、受け取った書類に不備があり、相手に再提出をお願いするケースもあります。この場合は相手を責めず、どこを直せばよいかを具体的に伝えるのがポイントです。

「不備がありました」より「ご記入漏れがございました」のように、具体的かつやわらかい言葉を選ぶと角が立ちません。

書類不備で再送するときの注意点

できるだけ早く連絡・再送する

不備に気づいたら、まずは電話かメールで一報を入れ、そのうえで速やかに再送します。相手が気づく前にこちらから連絡できれば、印象の悪化を最小限に抑えられます。

別の相手に書類を送ってしまった場合は対応が変わる

不備ではなく、個人情報を含む書類を別の相手に送ってしまった場合は、単なるお詫びでは済まないことがあります。個人情報保護委員会は、漏えい等が発生した場合の報告や本人への通知について「漏えい等の対応とお役立ち資料」で案内しています。誤送付に気づいたら、自分だけで判断せず、すぐに上司や社内の担当部署に報告しましょう。

再送時こそダブルチェックする

再送した書類にまた不備がある、というのは最も避けたい事態です。再送前には、可能であれば自分以外の人にも確認してもらいましょう。

書類不備のお詫び送付状に関するよくある質問

まとめ：書類不備のお詫び送付状は「簡潔なお詫び＋差し替えの明記」

書類不備で再送するときの送付状は、お詫びを長く書くよりも、相手が迷わず処理できることを優先しましょう。

• 不備の内容を具体的に書き、言い訳はしない
• 同封書類は「記」で明記し、古い書類の扱いもお願いする
• 郵送の前にメールや電話で一報を入れる
• 誤送付など個人情報が関わる場合は、すぐに社内へ報告する